A área de Recursos Humanos é responsável por um dos principais orçamentos dentro da empresa: folha de pagamento de funcionários, absenteísmo dos colaboradores, turnover, obrigações trabalhistas, programas de desenvolvimento e benefícios são apenas alguns deles. Há ferramentas de controle, porém, que ajudam a reduzir despesas. Mas será que a aquisição vale a pena? Nesse momento é preciso aplicar a gestão estratégica de custos.
Neste artigo, você verá como analisar o custo-benefício de uma ferramenta de gestão de RH, os principais benefícios da implementação e como trazer esse recurso para o seu negócio!
Um software de RH — por que implementar?
Softwares de RH são sistemas que ajudam o gestor a lidar com os registros da área de Recursos Humanos, incluindo folha de pagamentos e as informações sobre os colaboradores. Eles contam com funções que auxiliam as organizações em tarefas de atração, retenção e gerenciamento de suas equipes.
O software funciona como um tipo de banco de dados no qual as informações são inseridas e, por meio de um painel de controle, é possível visualizar, editar e analisar os registros. Ele armazena os dados de todo o ciclo de vida dos colaboradores da empresa, desde o processo de recrutamento e seleção, até a rescisão ou aposentadoria.
A plataforma geralmente fornece funções de integração com outros sistemas de gestão da empresa, como contabilidade, a fim de que os dados sejam compartilhados entre os diferentes softwares. Além disso, ela permite que diversas tarefas manuais recorrentes na área possam ser automatizadas:
- planejamento do processo de recrutamento e seleção;
- registro de banco de horas;
- controle e processamento de folhas de pagamento;
- cálculo de horas extras;
- demais rotinas burocráticas pertinentes ao RH.
- controle de ponto eletrônico
Apesar de sua grande relevância para as organizações, será que esse tipo de solução apresenta um bom custo-benefício? Ou seja, vale o investimento? Considere alguns aspectos importantes para essa avaliação!
Como avaliar o custo-benefício da sua ferramenta atual?
Para avaliar o custo-benefício, é necessário equilibrar as vantagens que uma ferramenta pode trazer e todas as despesas que estão envolvidas na implementação e na manutenção do sistema. Por isso, vamos recomendar alguns passos para essa análise. Veja.
Considere os custos totais da aquisição
Ao estimar os custos, leve em conta não somente a taxa de assinatura mensal, mas também gastos com treinamento, configuração e perdas de produtividade que a equipe terá ao longo do tempo em que vão aprender sobre o novo sistema e se adaptar a ele.
Além disso, talvez seja necessário investir em outras tecnologias e componentes de hardware para complementar o funcionamento da solução.
Faça estimativas dos ganhos que a nova ferramenta produzirá
Uma ferramenta de RH traz muitos benefícios, entre os principais estão os ganhos em eficiência e em tempo. Essas vantagens são difíceis de traduzir em valores concretos. Por exemplo, quanto a área de RH está produzindo em dinheiro, ou economizando em recursos, por ter processos mais otimizados e por produzir mais e com maior qualidade?
Por isso, você precisará fazer estimativas razoáveis. O cálculo pode tomar por base as horas trabalhadas que sua equipe economiza e converter isso em reais. Além disso, com a otimização dos processos, pode ser que algumas funções sejam extintas e colaboradores sejam realocados em funções mais estratégicas.
Peça auxílio na análise dos custos
Ao conduzir a gestão estratégica de custos, é importante contar com toda a equipe. Dessa forma, os cálculos podem ser revisados e erros que você não vê serão detectados. Além disso, outros colaboradores terão a oportunidade de apresentar uma nova perspectiva acerca da implementação.
Profissionais da equipe de TI podem ajudá-lo a considerar o valor estratégico do novo sistema e avaliar se o hardware existente suporta as funcionalidades embarcadas, além de mensurar o investimento adicional necessário.
Compare com outros projetos
A implementação de uma ferramenta de gestão no RH não é um projeto isolado do resto da organização. É natural que haja outros projetos que competem pelo financiamento da empresa. Por isso, como gestor do RH, você precisará mostrar como o software da sua área apresenta um melhor custo-benefício.
Ao contrastar com outros projetos, atuais e anteriores, é possível sugerir como o investimento pode trazer grandes ganhos em termos de desempenho e economia.
Gestão estratégica de custos — quais as vantagens de uma boa plataforma de RH?
Os melhores argumentos que justificam o investimento em um software de RH são as vantagens que o sistema pode trazer frente aos custos envolvidos. Esses benefícios vão muito além da otimização de processos burocráticos, como você verá a seguir.
Gestão de recrutamento e seleção
As funcionalidades do software permitem cadastrar, filtrar e localizar currículos com base no perfil das vagas e atribuições desejadas para o cargo. Dessa forma, o gestor consegue focar seus esforços e o processo naqueles candidatos que apresentam o potencial adequado aos objetivos da organização.
A solução da Reachr, por exemplo, apresenta um painel de controle para visualizar o status das vagas e personalizar o funil de candidatos de cada cargo, e as recomendações são exibidas conforme a compatibilidade com o perfil profissional selecionado.
Relatórios de performance
O software de gestão auxilia o gestor no acompanhamento do desempenho de todo o time. Esse registro é importante para decidir promoções, movimentações de cargos e até rescisões. Dessa forma, todas as ações vão ser baseadas em dados concretos, em indicadores confiáveis.
Os relatórios gerenciais disponíveis em nossa ferramenta também permitem visualizar prazos, causas de rejeição e emissões com base em filtros que segmentam por gestor, área da empresa ou recrutador.
Controle do calendário
No calendário do RH, existem muitas datas importantes que precisam ser monitoradas com bastante atenção — data de admissão de colaboradores, vencimento de férias, datas comemorativas, feriados e pontos facultativos que impactam diretamente a escala de trabalho dos colaboradores.
Um software de gestão especializado em RH é capaz de automatizar esse acompanhamento por meio de um calendário eletrônico com a funcionalidade de emissão de notificações para os profissionais da área não perderem nenhuma data.
Integração com ferramentas de recrutamento inbound
O inbound recruiting, ou recrutamento de atração através de geração de conteúdos, tem como um dos princípios fundamentais a manutenção de uma longa relação com futuros candidatos de processos seletivos.
Com essa estratégia, a empresa estreita laços com os principais talentos do mercado e, quando for necessário iniciar um processo de recrutamento e seleção, já saberá onde encontrar esses profissionais.
A Reachr é referência em recrutamento inbound no Brasil. Por meio de uma plataforma inteligente, o sistema auxilia na criação de estratégias de relacionamento, monitoramento de informações e compartilhamento de conteúdo relevante, permitindo a aproximação com os melhores profissionais, que representam os futuros candidatos em potencial.
Quer saber mais sobre como um software de gestão de RH é capaz de auxiliar na sua gestão estratégica de custos e como a Reachr pode ser sua parceira? Entre em contato com nossos especialistas agora mesmo e tire suas dúvidas!
