O dia a dia das pessoas anda cada vez mais corrido. Vinte e quatro horas até parece pouco para a realização de tantas atividades, não é mesmo? No entanto, existem formas de cuidar do nosso tempo, de modo que as tarefas tendem a fluir melhor e nos sentimos mais tranquilos. Venha conferir as dicas e administre seu tempo com qualidade de vida!
Com disciplina e organização, podemos encontrar meios de aproveitar melhor o nosso dia. Lembre-se de que ter dificuldades nessa prática é normal, devido até mesmo à grande quantidade de informações da atualidade. Entretanto, aos poucos a administração do tempo se torna cada vez mais fácil.
Quer descobrir como cuidar melhor do seu tempo no trabalho? Então continue lendo e confira nossas dicas!
Acorde cedo
Acorde cedo. Sabe aqueles 10 minutinhos que você fica a mais na cama? Eles podem fazer toda a diferença para você ter um dia mais produtivo. É comprovado! Pessoas bem-sucedidas geralmente acordam cedo, mas o horário varia de pessoa para pessoa.
Isso acontece porque, no amanhecer, nossas mentes ainda estão frescas e livres de qualquer tipo de problema ou preocupação. Dessa forma, a tendência é que consigamos programar melhor as atividades do dia, tomar decisões com mais agilidade, responder e-mails e já despachar algumas questões de imediato.
Liste seus afazeres
Tenha uma agenda organizada e faça sempre listas com as atividades que você precisa cumprir. É interessante que todos os compromissos sejam listados e colocados em ordem de importância, para que você consiga fazer primeiramente o que é mais necessário, deixando as tarefas menos importantes em segundo plano. Então, se você tiver que visitar clientes, por exemplo, deve manter a sua agenda sempre bem organizada.
O ideal é ter duas listas: uma semanal, com as tarefas e atividades de toda a semana, e outra diária, com as atividades do dia de forma mais esmiuçada, como a participação em reuniões e outros trabalhos mais operacionais. Isso facilita a visualização e a administração do tempo.
Organize o ambiente de trabalho
Se você é o tipo de profissional que possui uma mesa com pilhas e pilhas de papel cheia de mensagens não respondidas, tenha em mente que é importante mudar essa postura já! Mantenha sua mesa sempre limpa e organizada e arquive os documentos que não estiverem sendo mais usados.
A regra não é válida apenas para ambientes físicos! Seu computador também deve ser bem organizado, com arquivos separados em pastas catalogadas, separadas por clientes ou tipos de produtos vendidos, por exemplo. Isso fará com que você encontre os documentos mais facilmente quando for necessário. E não se esqueça dos e-mails e whatsapp. Procure estar sempre em dia com eles.
Não desvie sua atenção
Evite desviar a atenção do foco de seu trabalho, pois isso pode fazer com que haja atraso nas suas atividades.
Uma boa ideia pode ser deixar o celular na gaveta e no modo silencioso, além de não acessar as redes sociais no computador. Assim você evita perder tempo olhando aquelas fotos do fim de semana que seu amigo postou no Facebook ou aquele vídeo de humor no grupo do WhatsApp. Utilize apenas para fins profissionais.
Faça pequenas pausas
Quando estamos trabalhando há muito tempo, a tendência é que não consigamos reter a atenção totalmente na atividade, podendo acontecer erros nos afazeres. É por isso que as pequenas pausas podem ser muito proveitosas e precisam ser feitas todos os dias.
Tire uns quinze minutos da sua tarde para fazer uma caminhada na rua, tomar um café, conversar com um amigo etc. Desse modo, você vai retornar ao trabalho com muito mais “gás” e cheio de ideias para solucionar possíveis problemas.
Existem muitas técnicas que incentivam pausas, como a famosa Pomodoro. Você até pode se inspirar em alguma delas, mas o mais importante é respeitar seu próprio tempo e descobrir a melhor forma de fazer intervalos. Além disso, outra dica importante é parar e respirar fundo algumas vezes, devagar. Essa é uma técnica para diminuir a ansiedade, acalmar a mente e recuperar o foco.
Drible o tempo gasto no trânsito
O trânsito até o trabalho pode fazer muita diferença no seu tempo, principalmente se você sai de casa nos “horários de pico”. Para administrar essa questão e chegar mais rápido ao seu destino, uma dica é contar com a ajuda da tecnologia.
Existem aplicativos próprios para identificar o melhor caminho. No caso do GPS, tome cuidado na sua escolha, pois muitos mostram trajetos mais longos ou não são atualizados com a frequência adequada.
Outra ideia é utilizar apps que marcam o tempo, como o Timely ou o Toggl, para descobrir qual das suas opções de caminhos é a mais rápida. Considere ainda os locais onde há mais engarrafamentos, opte por rodovias mais seguras e ruas em melhor estado, pois tudo isso influencia a maneira como você chega ao trabalho e o seu rendimento naquele dia.
Tome cuidado para não se distrair com as alternativas do celular
Vale a pena enfatizar: a tecnologia tem muito a contribuir para o nosso trabalho e a administração do nosso tempo, mas é preciso saber como usá-la. O celular está cheio de distrações, como fotos, redes sociais e notificações, que prejudicam a produtividade se acionadas em momentos inadequados.
Para resolver isso, você pode deixar o aparelho longe do seu alcance enquanto trabalha, como mencionamos. Desativar as notificações também é uma alternativa. Além disso, existem aplicativos que medem o tempo gasto em sites, no WhatsApp e no celular de modo geral, que ajudam a ver se seu consumo está sendo exagerado. O Rescue Time é um exemplo.
Considere o trabalho remoto ou o home office
Muitas empresas tem considerado trabalhar integralmente ou parcialmente de casa. Você já pensou se pode investir e passar a trabalhar fazendo home office? Muitos têm a impressão de que trabalhar em casa atrapalha a gestão de tempo, mas, com os cuidados certos, essa pode ser uma boa opção para otimizar a produtividade.
No home office, você conta com mais flexibilidade para organizar seus horários, tem o silêncio do lar e não fica exposto a tantas interferências de outras atividades no ambiente. Quem sabe não é uma boa ideia?
Foque em uma coisa de cada vez
São muitas informações, muitas atividades e tarefas no dia a dia, não é mesmo? Isso nos deixa ansiosos e, várias vezes, acabamos travando, pois não sabemos como aproveitar o tempo. Aqui, o mais importante é lembrar que você não precisa fazer tudo de uma vez.
Defina algumas prioridades para o seu dia. Podem ser poucas, não há nenhum problema nisso. A partir daí, foque em uma tarefa de cada vez. Isso vai facilitar as coisas para o seu cérebro, contribuir para a redução do estresse e favorecer a sua produtividade. Você saberá, assim, que está fazendo algo relevante e que o os demais afazeres serão atendidos de acordo com as prioridades.
Viu como administrar melhor o seu tempo não é algo tão difícil quanto parece em um primeiro momento? Agora é só começar a colocar essas dicas em prática. Assim, você contribui para sua produtividade e ainda traz mais tranquilidade e calma para sua rotina.
Administre seu tempo e melhore sua qualidade de vida! Aproveite e descubra agora como você pode reduzir custos na admissão de talentos em seu negócio.
