A gestão de tempo no trabalho precisa ser eficiente se quisermos dar conta de tudo. Afinal, com tanta coisa para fazer, as horas parecem passar mais rápido, não é verdade?
Além disso, o cumprimento de metas também leva à necessidade de administrarmos melhor o tempo. Isso porque, no mundo dos negócios, tempo é dinheiro!
Ou seja, muitas vezes a cobrança e a pressão por resultados costumam ser altas no ambiente organizacional. Mas, quando o gerenciamento do tempo é colocado em prática no trabalho, muitos são os benefícios percebidos, tanto pelos profissionais, quanto pelas empresas.
Quer aprender a administrar melhor o seu tempo para ter uma rotina de trabalho mais produtiva e, ao mesmo tempo, menos estressante?
Então continue conosco e confira o conteúdo que elaboramos sobre o assunto!
Por que fazer uma boa gestão de tempo no trabalho
Você já deve ter ouvido alguém dizer que o tempo é o bem mais valioso que temos. Isso porque é através dele que podemos planejar nossos momentos de trabalho, lazer e descanso. Mas será que você está aproveitando bem o seu tempo no trabalho?
Gerir o tempo é planejar tudo aquilo que você precisa fazer e calcular as horas dedicadas a cada atividade. Enquanto isso, realizar a gestão de tempo no trabalho também significa adotar bons hábitos para organizar tarefas e ter uma rotina mais leve.
Nesse sentido, administrar melhor o tempo contribui para aumentar não só o seu rendimento, mas também o seu bem-estar. Logo, planejar a rotina no trabalho também gera impactos na saúde. Além disso, profissionais que gerem o seu tempo com eficiência, trabalham de forma inteligente e são mais produtivos.
Em síntese, eles fazem mais tarefas em menos tempo e costumam ter uma folga entre as atividades. Por outro lado, os profissionais que não se organizam e não se planejam, estão sempre atrasados. Portanto, a gestão de tempo no trabalho é uma estratégia indispensável.
Embora pareça simples, no mundo corporativo esse conceito ganha um pouco mais de complexidade. Isso porque, cada vez mais temos profissionais multitarefas, com diversas demandas a serem entregues.
O problema da falta de foco e de objetividade no trabalho
Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo certamente está minando a sua produtividade no trabalho.
De acordo com um artigo publicado pela Harvard Business Review, o profissional multitarefa perde até 40% de produtividade. Isso porque, na tentativa de fazer várias coisas ao mesmo tempo, ele acaba fazendo tudo com menos qualidade, devido à dificuldade de concentração.
Além disso, o mesmo estudo revela que ao ser interrompida, uma pessoa leva, em média, 15 minutos até retomar o que estava fazendo. Logo, o hábito de fazer tudo ao mesmo tempo pode ser bastante prejudicial quando você não tem foco e objetividade para realizar suas tarefas.
Um profissional que tem objetividade é aquele que assume as responsabilidades da sua função com rapidez, sem desperdiçar tempo nem recursos para atingir determinado resultado. Ou seja, ele sabe com clareza (o que, de que forma e em que espaço de tempo) deve fazer para atingir o resultado desejado.
Anteriormente, dissemos que a necessidade de cumprir metas faz com que precisemos gerenciar melhor o nosso tempo no trabalho.
Nesse aspecto, a falta de metas pode estar contribuindo para a sua baixa produtividade. Afinal, com objetivos bem definidos, você terá mais facilidade para priorizar as atividades e fazer a gestão de tempo e organização no trabalho.
Como fazer a gestão do tempo no trabalho?
Em geral, você já chega ao trabalho pensando nas mil coisas que você tem que fazer? Responder e-mails, retornar aquela ligação, terminar o relatório, se reunir com o time…
Com uma lista tão grande, você não sabe por onde começar e nem se conseguirá cumprir tudo? Então, confira as principais dicas dos especialistas para fazer uma boa gestão de tempo no trabalho:
Crie uma lista com as prioridades
Tenha em mente suas tarefas prioritárias, isto é, aquelas que precisam ser feitas primeiro. Além disso, dê atenção também àquelas atividades mais urgentes. Logo após resolver tudo isso, parta para as outras.
Quer uma dica? Liste e organize os itens em categorias e datas de entrega. Assim, você terá uma melhor visualização do tempo necessário para a realização de cada tarefa.
Para garantir uma gestão de tempo eficaz, tente terminar um trabalho antes de começar outro. Desse modo, você passará mais tempo concentrado e terá um rendimento melhor.
Delegue tarefas para uma boa gestão de tempo no trabalho
Você costuma centralizar todo o trabalho, ficando sobrecarregando quase sempre? Então, que tal dividir as responsabilidades com outras pessoas do time?
Assim, você ganha mais autonomia, tempo livre e poderá até se dedicar a outras demandas pendentes.
Pare de procrastinar para ter uma gestão de tempo bem sucedida
Sem dúvida, esse é um péssimo hábito que afeta negativamente a sua produtividade. A procrastinação aparece sempre quando você precisa resolver algo mais complicado.
Uma boa forma de se livrar é ter em mente a importância da solução daquela tarefa e também se o resultado vai vir em pequeno, médio ou longo prazo.
Organize a agenda
Embora seja meio óbvia, esta é uma dica muito importante sobre gestão de tempo no trabalho. Não deixe de organizar seus compromissos do dia em uma agenda.
Pode ser uma agenda de papel, o Google Calendar ou um aplicativo para celular.
Enfim, o mais importante é controlar todos os seus objetivos, compromissos e tarefas.
4 aplicativos de gestão de tempo para você usar no trabalho
Agora que você já sabe como começar a fazer a gestão do tempo no trabalho, veja abaixo 4 aplicativos que te ajudarão a administrar suas tarefas.
Confira!
- Trello:
O Trello é uma plataforma colaborativa que permite o gerenciamento e controle de atividades, com a finalidade de aumentar a organização e a produtividade.
- Técnica Pomodoro:
Pomodoro não é um aplicativo, e sim um método para aumentar a produtividade.
Trata-se de uma solução que organiza blocos de trabalho, cada um com 25 minutos de foco total.
A cada bloco, você descansa por cinco minutos.
Ao fazer as pausas por quatro vezes, você deve descansar por 30 minutos e recomeçar o ciclo com quatro blocos de 25 minutos de foco para cinco de pausa.
Vários apps ajudam na utilização dessa técnica, como Focus Keeper e Meu Pomodoro.
- Rescue Time:
Esse app monitora o tempo que você fica navegando entre as páginas da internet.
Assim, você consegue mensurar quantas horas você perde com distrações. É uma boa dica para quem trabalha em home office.
- ClickTime:
Além de acompanhar o tempo das tarefas e o cronograma, essa ferramenta também te mantém atualizado sobre as despesas e rendimento de seu trabalho.
O ClickTime ainda disponibiliza mais de 80 tipos de relatórios detalhados para te ajudar a melhorar a eficiência no trabalho.
Concluindo, esperamos que você tenha percebido como é importante saber administrar o tempo no mundo corporativo.
Neste artigo apresentamos apenas algumas estratégias de gestão de tempo no trabalho. Além dessas, existem várias outras. Portanto, vale fazer um teste e escolher o método que mais se adequa às suas necessidades.
